ООО ''Бухгалтерия для бизнеса''

 Бухгалтерия для бизнеса

Навигация

Система управления

Мы находимся по адресу:

г. Калининград,

Гвардейский пр-кт, 15,

офис 526

Наши контакты:

8 (4012) 555 145

8 (4012) 900 145

info@business-account.ru

Skype business.account39

Время работы:

Пн-Пт 9.00-18.00

Обед 12.00-13.00

Сб. - по записи

 

Хранение документов. Сроки

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Сроки хранение бухгалтерских документов 

Уважаемые руководители!

Давайте сегодня поговорим о том, с чем обычно ассоциируется у большинства бизнесменов бухгалтерия – с бумагами.

Их при должном ведении учета скапливается немало. И все рано или поздно Вы задаетесь вопросом: как долго необходимо хранить архив первичных документов? И нужно ли вообще их хранить?

Бухгалтерия для бизнеса подготовила памятку по хранению документов, связанных с ведением бизнеса для того, что бы Вы знали, как долго надо обеспечить хранение архивов документов.

ХРАНИТЬ ИЛИ НЕ ХРАНИТЬ?

Сразу ответим на этот вопрос. Да, хранить бухгалтерские документы необходимо. Если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени.

ТОЧКА ОТСЧЕТА:

В Законе о бухгалтерском учете указано:

компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако, за точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, например, 22 сентября 2015 года, а 1 января следующего года, то есть 1 января 2016. Так написано в пункте 1.4 раздела I перечня из приказа Министерства культуры. Вывод? Хранить бухгалтерские документы нужно как минимум пять лет.

ОТЧЕТНОСТЬ:

Документы Срок хранения

Бухгалтерская (финансовая) отчетность:

– годовая;
– квартальная

 

 

- постоянно;
- не менее пяти лет

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты – постоянно,

а квартальные – в течение шести лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум шесть лет,

а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты,

то не менее 75 лет
Декларации по всем налогам Не менее пяти лет
Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет

Отчетность в статистику: 

– годовая; 
– полугодовая и квартальная; 
– единовременная; 
– месячная;

 

- постоянно;
- пять лет или постоянно при отсутствии годовых; -     - постоянно;
- год или постоянно при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не менее пяти лет

ДОКУМЕНТЫ ПО РАБОТНИКАМ:

Индивидуальные сведения в ПФР Не менее 75 лет
Сведения о доходах физлиц Не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет
Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75
Табели, журналы учета рабочего времени Не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

БУХГАЛТЕРСКИЕ И ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

Учетная политика и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) Не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета
Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) Не менее пяти лет
Карточки учета основных средств Не менее пяти лет после ликвидации объекта
Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Не менее четырех лет с даты последней записи
Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании В течение пяти лет после истечения срока действия договора
Счета-фактуры Не менее четырех лет
Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним В течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее пяти лет

Документы налогового учета нужно хранить строго в течение четырех лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ.

Например:

У вас документы от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Дата выписки документов – все тоже 22 сентября 2015 года. Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года, т.к она является документом налогового учета. Задача счета-фактуры  – подтвердить право на вычеты по НДС (п. 368 перечня в перечне Минкультуры). Поэтому нашу счет-фактуру от 22 сентября 2015, мы будем хранить до 1 октября 2019 (отсчет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету).

То есть у нас есть документы налогового и бухгалтерского учета, которые необходимо хранить 4 и 5 лет соответственно. И есть документы на сотрудников, часть из колторых необходимо хранить до 75 лет. Это по Закону.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ ПРАВИЛ:

Налоговая вправе запросить документы за пределами четырех лет:

Документы Срок хранения Пример
По убыткам, которые компания переносит на будущее В течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью Если Вы получили официальный убыток 2015 году. А в 2016 полностью учтете его в расходах, то хранить подтверждающие документы необходимо будет до 2020
По списанной дебиторской или кредиторской задолженности Четыре года с того момента, как безнадежный долг списали в доходы или расходы Если Вы признали безнадежной дебиторскую задолженность и учли в расходах фирмы в 2015, храните документы, подтверждающие долг, до 2019 года
По основным средствам В течение четырех лет после того, как: 
– компания закончит амортизировать объект; 
– реализует его; 
– полностью спишет убыток от его продажи
Компания купила основное средство третьей амортизационной группы со сроком полезного использования  четыре года. В этом случае документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет
По ошибкам в расчете налога Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность. Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила Часто бывает, что документы прошлых лет учитываются в текущем периоде, например, при восстановлении учета. Акт на услуги, датированный 22 сентября 2014 года, был проведен только в 2015 и пошел в расход. Этот акт нужно хранить до 2019 года

ГОРИ ОНО СИНИМ ПЛАМЕНЕМ

Вы соблюдали все сроки и бережно хранили документы. И вот, Вы наконец-то можете от них избавиться. Они уже не интересуют ни Вас ни налоговую.

Вы можете их сжечь, разорвать, измельчить, как пожелаете.

Но и уничтожение первички по закону не проходит без формирования дополнительных документов.

Краткая инструкция:

1. Приказом в Организации создайте эксперную комиссию с целью инвентаризации бумаг.
2. Сформируйте акт об отборе старых бумаг с «символической» описью:
«Акты выполненных работ за 2013; Документы поступления товаров и услуг за 2011 и т.д.»
3. Подписываете с комиссией Акт об уничтожении документов.
4. Уничтожаете Подмигиваю

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

Документы, которые регулируют сроки хранения бумаг:

  • Налоговый кодекс РФ;
  • Закон о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;
  • Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

 

Источник: Марина РИЗВАНОВА, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»


Задать вопрос онлайн

 

Яндекс.Метрика