ООО ''Бухгалтерия для бизнеса''

 Бухгалтерия для бизнеса

Навигация

Система управления

Мы находимся по адресу:

г. Калининград,

Гвардейский пр-кт, 15,

офис 526

Наши контакты:

8 (4012) 555 145

8 (4012) 900 145

info@business-account.ru

Skype business.account39

Время работы:

Пн-Пт 9.00-18.00

Обед 12.00-13.00

Сб. - по записи

 

Какие документы должны быть по кадрам и заработной плате?

 Какие документы должны быть по кадрам и заработной плате?

Информация для работодателей

Какие документы должны быть по кадрам и заработной плате?

Прежде всего, все документы должны быть надлежащим образом подписаны (подписаны лицами, которые имеют право подписи, указана их должность, есть расшифровки всех подписей). Желательно, чтобы в документах не должно быть подчисток, помарок и исправлений. Если вносятся исправления, то они должны быть заверены подписью лиц, подписавших документ в первоначальном виде.

Необходимо, чтобы все документы логически согласовывались между собой, не противоречили, не повторяли, а дополняли друг друга. Документы должны быть в порядке независимо от фактически сложившихся отношений работодателя и работника.

Срок хранения документов, подтверждающих трудовой стаж и записи в Трудовой книжке (Трудовые договора, Личные дела и характеристики работников, приказы (решения, записки) по личному составу, заявления работников, Табеля и пр.), а также данные о полученных доходах – 75 лет.

Срок хранения документов о начисленной и выплаченной заработной плате, о начисленном и удержанном НДФЛ (документы по командировкам и отпускам, Графики сменности и отпусков, документы о вознаграждения и взысканиях, о предоставлении материальной помощи, ведомости и пр.) – 5 лет.

Не лишним будет напомнить, что наше бухгалтерское обслуживание предусматривает ведение бухгалтерского и налогового учета, кадрового учета и учета по оплате труда только в объеме, достаточном для начисления налогов, заработной платы и формирования регламентированной отчетности. Все остальные услуги являются дополнительными и оплачиваются отдельно.

Обязательные кадровые документы:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 и 190 ТК РФ).

В Правилах оговариваются порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, если он есть. Правила, как правило, являются приложением к Коллективному договору.

     2.  Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ).

Как минимум, это: соответствующие Положение и Заявления работников о согласии на хранение и обработку персональных данных. При увольнении работника его данные уничтожаются, за исключением тех данных, которые хранятся 75 лет (сдаются в государственный Архив).

Персональные данные работника - это информация, касающаяся конкретного работника и необходима работодателю в связи с возникновением трудовых отношений. Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Эти сведения являются конфиденциальной информацией строго ограниченного и регламентированного доступа. Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к ним, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия. Персональные данные накапливаются по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей:

- личные дела и трудовые книжки работников;

- документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном);

- документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному;

- учетная документация (картотеки, книги, журналы, ведомости, справки, листы и другие);

- аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;

- отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Каждая организация должна принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными. Данный документ должен обеспечивать, прежде всего, защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных.

 Защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет средств организации в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами. Работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации, и т.п.

К ответственности за разглашение персональных данных, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

      3.  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

      4.  Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

Помимо наличия обязательных реквизитов в штатном расписании, проверьте, чтобы наименования должностей, размеры окладов и надбавок соответствовали приказам о приеме на работу, заявлениям и трудовым договорам. Обратите внимание на то, чтобы все должности были указаны только на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ).

Желательно, чтобы должности соответствовали Единым классификаторам, иначе у работников могут возникнуть проблемы при назначении пенсии, а у организации – при проверке.

      5.  Должностные инструкции, если должностные (трудовые) права и обязанности не расписаны в Трудовых договорах.

      6.  Заявления работников и приказы о приёме на работу. Заявления и приказы на увольнение, о предоставление отпусков и пр.

     7.  Трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ) и изменения к ним.

Не лишним будет вести Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.

Содержание Трудового договора определено сю57 ТК РФ. Несоблюдение письменной формы является нарушением ст. 67 ТК РФ. Все изменения в Трудовой договор тоже оформляются в письменном виде.

Инспектора требуют наличие подписи работника и работодателя на каждом листе Трудового договора. Законодательством не установлено такое требование, но лучше это сделать.

В трудовом договоре следует обязательно прописать дни выплаты зарплаты, а также то, в каком месте ее будет получать работник (включая адрес нахождения кассы). Не употребляйте в трудовом договоре термин «аванс». Такой выплаты в ТК РФ нет. Кодексом установлено, что вознаграждение работнику (заработная плата) выплачивается не реже, чем каждые две недели, в день, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором или Трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

Если вознаграждение и другие выплаты осуществляются на банковские карты, то или в Трудовых договорах, или в Заявлениях работников и соответствующих Приказах должна быть указана данная возможность.

Со всеми изменениями в Трудовых договорах и соответствующих приказах по личному составу или заработной плате работники должны быть ознакомлены под роспись не позднее, чем за два месяца до дня вступления в силу этих изменений.

     8.  Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). Рекомендуем сделать их копии.

Записи в трудовые книжки должны вноситься без сокращений и в полном соответствии (СТРОГО!) с формулировками Трудового кодекса. Зачеркивать что-либо в трудовой книжке нельзя. Все исправления нужно делать по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

     9.  Медицинские книжки работников, если это требуется нормативным документам применительно к виду деятельности работодателя и характеру выполняемых работниками своих трудовых обязанностей.

    10.  График сменности (ст. 103 ТК РФ), если в организации применяется сменный режим работы.

    11.  График ежегодных отпусков (ст. 123 ТК РФ).

График ежегодных отпусков утверждается на следующий год не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Подпись работников в Графике отпусков обязательны.

    12.  Приказы по личному составу, соответствующие Заявления работников и Журнал приказов.

Перевод, перемещение, совмещение, различные отпуска, командировки и прочие неявки и простои, объяснительные, сверхурочная работа и работа в выходные дни, премирование, дополнительные выплаты, удержания, изменения в оплате труда и т.д., и т.п.

Если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если ненормированный или сокращенный рабочий день предоставляется в соответствии с законодательством, то необходимо наличие соответствующего Заявления от работника и Приказа об этом.

Приказы об отпуске должны быть датированы не менее, чем за две недели до отпуска сотрудника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск по основной работе.

    13.  Личная карточка (форма Т-2). Записи в карточку делаются по мере изменения данных.

В карточке должны присутствовать все обязательные реквизиты и сведения, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Приложите копии подтверждающих документов, документов об образовании и квалификации, а по военнообязанным приложите хотя бы копии соответствующих документов.

Особое внимание уделите личным делам сотрудников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение.

    14.  Табель учета рабочего времени (форма Т-13).

Табель является основанием для начисления основной заработной платы.

В Табеле должны быть верно отмечены должность работника, его табельный номер, полностью указаны его фамилия, имя и отчество. Порядок заполнения регулируется Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Неявки работников, особенно по невыясненным причинам, оформляются соответствующими документами - служебными записками, актами и объяснительными.

    15.  Правила, Журналы и Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

К ним, по мимо всего прочего, относятся:

- инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);

 - журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости внепланового и целевого);

- журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;

- журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

- личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;

- график периодических медицинских осмотров;

- положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.

Конкретный перечень документов зависит от специфики деятельности организации.

Наличие этих документов является большой головной болью для всех субъектов малого предпринимательства. К этому еще добавилась обязательная оценка (аттестация) рабочих мест.

Инструкции и правила по ОТ и ТБ следует разместить в доступных для работников местах. В организации и в ее подразделениях должна быть аптечка с типовым содержимым на случай травм.

    16.  Если в Трудовом договоре или в Должностных обязанностях есть положение о соблюдении работником коммерческой тайны, то должно существовать Положение об охране такой тайны и оформлено соответствующее Соглашение с работником.

Документы об оплате труда.

    17.  Договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, авторские и лицензионные договоры, Акты приемки по этим договорам и документы (РКО, платежки и выписки банка или иные документы), подтверждающие факт расчетов по ним.

Если данные договора заключены с физическим лицом (не с ИП), то организация является налоговым агентом, поэтому должна удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы в ПФ и по несчастным случаям, а затем отчитаться перед налоговой, ПФ и ФСС.

     18.  Расчетные и платежные ведомости, расчетные листки или расчетно-платежные ведомости. Расходные кассовые ордера (РКО), платежные поручения и выписки банка или иные документы, подтверждающие факт выплаты заработной платы, уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Не следует забывать о том, что работодатель обязан выплачивать денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы и отпускных. Несмотря на то, что задержка выплаты является распространенным нарушением, еще более распространено несоблюдение 236 статьи ТК РФ, где говорится о том, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан их произвести с уплатой процентов, денежной компенсации в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ.

     19.  Справки с предыдущего места работы о доходах (2-НДФЛ) и начисленных страховых взносах.

     20.  Заявления работников на получение социального вычета по НДФЛ и подтверждающие документы к ним.

     21.  Экземпляры выданных работнику справок о заработной плате, 2-НДФЛ, справок о начисленных и уплаченных страховых взносах и др.

     22. Отчетные данные и иные сведения, предоставляемые организацией в налоговую (2-НДФЛ), в Пенсионный фонд и в ФСС.

Особо обратите внимание, но то, чтобы все сведения, указанные в личных делах сотрудников и номер СНИЛС соответствовали Индивидуальным сведениям, ежеквартально передаваемым в Пенсионный фонд (отчетность). Советуем в личном деле иметь копию СНИЛС.

 

В связи со сложившей экономической ситуаций может возникнуть необходимость в снижении заработной платы и о других изменениях в условиях труда работников.

Для того чтобы работодателю грамотно оформить снижение заработной платы в организации и перейти на новые условия труда, следует издать приказ с предупреждением работника о грядущих изменениях. При этом формулировки «бессрочный отпуск» в приказе по предприятию быть не должно. В ТК РФ предусмотрен лишь «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128). Предоставляться он может только по письменному заявлению работника (а не по инициативе работодателя), и продолжительность его должна быть четко оговорена.

Работодатель обязан за 2 месяца предупредить работника о том, что заработная плата снижается. Далее необходимо заключить дополнительное соглашение к Трудовому договору. То есть работодатель вправе изменить условия оплаты труда (ст. 74 ТК РФ), но работнику он должен об этом сообщить письменно, с указанием причин, а главное — не позднее, чем за 2 месяца до снижения. На уведомлении работник должен обязательно расписаться. В случае несогласия работника продолжать работу на новых условиях работодатель должен предложить ему другие имеющиеся вакансии. При их отсутствии или отказе от них самого работника трудовой договор будет считаться расторгнутым (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

Во избежание ошибок при оплате больничных листов необходимо сначала выяснить - оригинал больничного или подделка (например, заполнение больничного листа допускается только на печатающем устройстве). Следует обращать внимание на отметку о нарушении режима. День нарушения режима соцстрах не оплатит, а само пособие за эти дни рассчитывается в размере одного MPОT со дня допущенного нарушения (ст. 8 закона № 255-ФЗ). Пособие снижается в следующих случаях: нарушение застрахованным лицом без уважительных причин в период временной нетрудоспособности режима, предписанного лечащим врачом; неявка застрахованного лица без уважительной причины в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальных экспертиз; заболевание или травма, наступившая вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения, действий, связанных с таким опьянением.

Листок нетрудоспособности может выдаваться нескольким родителям. При оплате такого листа следует запросить ксерокопию первичного документа, выданного на другого родителя.

С уважением, 
Директор ООО "Бухгалтерия для бизнеса"
Александр Веселов

Яндекс.Метрика
Расчет стоимости бухгалтерских услуг для Вашей организацииПолучить консультацию онлайн